Politique de confidentialité

Le Centre s’est engagé à utiliser un niveau de sécurité élevé dans le transfert de données d’application. Tous les fichiers transférés du Centre ou vers le Centre utilisent le protocole Secure Socket Shell (SSH), lequel nécessite l’utilisation d’un mot de passe pour transférer les fichiers et chiffre le fichier lors de son transfert par le biais d’Internet. Les fichiers qui contiennent des renseignements personnels sont dotés d’un niveau additionnel de chiffrement appelé « Pretty Good Protection » (PGP). Pour utiliser PGP, l’expéditeur et les destinataires doivent utiliser des clés publiques et privées. Ces dernières représentent une forme améliorée de protection par mot de passe, par laquelle l’expéditeur et le destinataire partagent les clés publiques, mais sont les seuls à connaître leurs clés privées. L’expéditeur chiffre son fichier avec sa clé privée et la clé publique du destinataire. Le destinataire déchiffre ce fichier avec sa clé privée et la clé publique de l’expéditeur. Par conséquent, le Centre a pris les mesures nécessaires afin qu’aucune personne non autorisée ne puisse déchiffre le fichier.

Accès à vos renseignements personnels et correction

Nous garderons vos renseignements personnels aussi exacts et à jour que possible. Nous maintenons vos renseignements sous forme électronique, dans un format identifiable, jusqu’à la fin du traitement et des rapports. Lors d’un cycle de demande d’admission, vous avez accès à vos renseignements personnels en ligne et, dans la plupart des cas, vous pouvez y apporter des corrections en ligne, au besoin. Dans certains cas, (p. ex. les délais de demande d’admission pour la faculté de médecine, de droit ou des sciences de réadaptation sont dépassés), les modifications à vos renseignements personnels doivent être effectuées par écrit à la division de demande d’admission appropriée du Centre.

Afin de protéger vos renseignements personnels, nous prenons toutes les mesures raisonnables pour vérifier l’authenticité de votre identité avant de donner accès à vos renseignements personnels ou d’y apporter des correctifs.

Conservation et retrait des renseignements personnels

Tous les renseignements recueillis par le Centre, dans le cadre des services de demande d’admission fournis aux universités, seront transférés aux universités choisies par la candidate ou le candidat, selon les instructions énumérées dans la demande d’admission. Les copies papier des documents recueillis au nom des universités, tel qu’il est précisé dans les instructions énumérées dans la demande d’admission, seront transférées, sous forme de photocopies ou d’images numériques, aux universités choisies par la candidate ou le candidat. En règle générale, les documents non sollicités ne seront pas acceptés par le Centre et seront retournés à l’expéditeur.

Nous conservons les renseignements personnels sous forme électronique (données démographiques, scolaires et ayant trait aux choix), dans un format identifiable, jusqu’à ce que les rapports de traitement et d’inscription soient terminés pour le cycle de demande d’admission correspondant à votre première année d’inscription à l’université. Dès le 1er octobre y faisant suite, nous conservons les renseignements relatifs à votre ou vos demandes d’admission, dans un format non identifiable, à des fins de recherche, conformément à la déclaration de collecte, d’utilisation, de divulgation et de traitement des renseignements personnels publiés pour chaque type de demande.

Les documents papier recueillis au nom des universités, et tel qu’il est précisé dans les instructions de la demande d’admission, sont acheminés à l’université à laquelle vous vous inscrivez. Tel qu’il est stipulé dans les instructions de la demande d’admission, nous ne pouvons retourner les documents papier ni les conserver dans nos dossiers aux fins de consultation ultérieure. De plus, les documents papier, les soumissions de nature autobiographique et le matériel supplémentaire non requis par le Centre dans le cadre de la procédure de demande d’admission (ou au cas où vous ne vous inscriviez pas à une université ontarienne) seront détruits avant le début du cycle de demande d’admission de l’année suivante.

Modifications au présent énoncé sur la protection des renseignements personnels

Le présent document peut être mis à jour périodiquement pour ternir compte de nos pratiques en matière de renseignements personnels. L’énoncé sur la protection des renseignements personnels mis à jour sera affiché sur le site Web du Centre à http://centre.ouac.on.ca/privacy/. Nous traiterons vos renseignements personnels conformément à l’énoncé sur la protection des renseignements personnels en vigueur au moment de la collecte des renseignements, ou selon votre consentement.

Comment communiquer avec nous

Vous pouvez communiquer avec le département des services aux candidats en tout temps si :

• vous avez des questions ou des remarques au sujet du présent énoncé sur la protection des renseignements personnels;
• vous voulez accéder aux renseignements personnels dont nous avons la garde et le contrôle et y apporter des changements;
• vous désirez formuler une plainte sur la façon dont nous traitons vos renseignements personnels.

Cliquez sur centre.ouac.on.ca/contact/ pour de plus amples renseignements sur la façon de communiquer avec nous.

Dernière mise à jour : le 24 octobre 2006