Nouvelles et rappels

Politique de confidentialité

Le Centre de demande d’admission aux universités de l’Ontario s’engage à protéger votre vie privée et la confidentialité de vos renseignements personnels.

Déclaration et avis de collecte, d’utilisation, de divulgation et de traitement de renseignements personnels spécifique à chaque division du Centre

Centre de demande d’admission aux universités de l’Ontario
Énoncé sur la protection des renseignements personnels

Introduction

Le Centre de demande d’admission aux universités de l’Ontario (OUAC) est une division du Conseil des universités de l’Ontario (COU). Pour plus de renseignements, visitez le site www.cou.on.ca.

Le mandat du Centre est de traiter les demandes d’admissions aux programmes universitaires de l’Ontario, au nom des universités de l’Ontario, et d’exécuter d’autres fonctions relatives au milieu universitaire.

La protection de vos renseignements personnels est importante et nous nous engageons à la respecter. À cette fin, le présent énoncé sur la protection des renseignements personnels vise à expliquer la façon dont nous nous y prenons pour recueillir, utiliser, divulguer et traiter les renseignements personnels des candidates et des candidats aux études universitaires ou de tout autre personne, dans le cadre de la procédure de demande d’admission aux universités de l’Ontario ou de tout autre service au nom du secteur universitaire ou relatif à ce dernier.

Sachez également que, dans le cadre du processus d’admission à un programme universitaire, vous recevrez d’autre information sur la façon dont vos renseignements personnels seront recueillis, utilisés, divulgués ou traités relativement à ce programme.

Collecte et utilisation des renseignements personnels

Le Centre collecte des renseignements personnels lorsque :

  • vous êtes à votre dernière année d’études secondaires dans une école de l’Ontario et êtes admissible à faire demande à une université;
  • vous débutez le processus de demande d’admission en créant un compte personnel dans les sites de demande en ligne du Centre;
  • vous formulez une demande d’admission à un programme universitaire;
  • vous payez votre demande d’admission à un programme universitaire ou l’admission de votre enfant ou d’une autre personne;
  • vous répondez à un sondage;
  • vous communiquez avec le Centre pour une demande de renseignements, des commentaires ou une suggestion.

Création de votre compte personnel :
Pour formuler une demande d’admission par le biais de l’un des systèmes en ligne du Centre, vous devez créer un compte personnel à l’aide du demande en ligne ou d’un des sites Web universitaires, dans le cas de certaines demandes de cours de premier cycle ou de deuxième cycle à temps partiel. Lorsque vous créez votre compte, le Centre collecte vos renseignements personnels tels que votre nom, votre adresse électronique, votre mot de passe et, le cas échéant, votre numéro d’école secondaire.

Demandes d’admission :
Les demandes d’admission à plusieurs des programmes des universités de l’Ontario doivent être traitées par le biais de la procédure de demande d’admission en ligne du Centre. Des frais sont exigibles à cette fin. Cependant, pour certains programmes il est possible de formuler une demande par écrit. Pour obtenir un formulaire de demande, vous devez communiquer directement avec le Centre et des frais supplémentaires peuvent s’appliquer.

Lorsque vous formulez une demande d’admission à un programme universitaire, le Centre exige que vous fournissiez tous les renseignements personnels nécessaires au traitement de cette dernière.

Dans le cadre de la procédure de demande, il se peut que le Centre doive collecter des renseignements personnels sur vous auprès d’autres sources (telles que les écoles secondaires ou les autres établissements que vous avez fréquentés) ou de tiers fournisseurs de résultats de tests. Par exemple, les résultats du Medical College Admission Test (MCAT) sont obtenus directement de l’Association of American Medical Colleges (AAMC) et les résultats du Law School Admission Test (LSAT) sont obtenus directement du Law School Admission Council (LSAC).

Renseignements au sujet d’autres personnes :
Le Centre peut recueillir des renseignements personnels sur d’autres personnes lorsque ces renseignements sont nécessaires au paiement de leur demande d’admission à une université. Le Centre n’utilise ces renseignements que pour effectuer les paiements ou pour répondre à des demandes de renseignements au sujet de ces paiements.

Sondages :
Il se peut que le Centre effectue un sondage auprès de diplômés ou d’étudiants universitaires ou de personnes qui font une demande d’admission. Vos renseignements personnels sont utilisés pour vous informer au sujet du sondage. Si vous décidez de participer au sondage, vos renseignements personnels ne seront utilisés que pour traiter les résultats du sondage. L’information obtenue dans le cadre du sondage n’est utilisée que sous forme agrégée non identifiable.

Renseignements optionnels :
Il arrive quelquefois que le Centre demande des renseignements personnels que vous n’êtes pas tenu(e) de fournir, sauf si vous le désirez. Par exemple, il se peut que nous vous demandions certains renseignements personnels pour vous faire bénéficier de programmes spéciaux comme des bourses ou de l’aide financière. Vous n’avez pas à fournir ces renseignements personnels lorsque vous faites une demande d’admission à l’université ou lorsque vous remplissez un sondage. Les raisons qui nous poussent à demander ces renseignements optionnels sont expliquées dans des avis spéciaux pertinents à ces programmes universitaires. Ces avis expliquent également la façon dont les renseignements personnels que vous donnez seront utilisés.

Service aux candidates et candidats :
Lorsque vous communiquez par téléphone ou par courriel avec un agent des services d’admission pour lui faire part d’un commentaire ou d’une question, il se peut que l’on vous demande certains renseignements personnels afin que le Centre puisse vous répondre. Il se peut également que nous conservions ces renseignements afin de vous fournir une aide subséquente ou de faire un suivi sur nos services aux fins d’amélioration de ces derniers.

Renseignements sur le site Web :
Vous pouvez visiter notre site Web de façon anonyme pour obtenir des renseignements au sujet du Centre. Lorsque vous accédez ainsi à notre site Web, le Centre enregistrera des renseignements techniques ayant trait à votre visite. Ces renseignements permettront au Centre de faire un suivi sur l’utilisation du site et identifier des améliorations éventuelles. Les renseignements recueillis comprennent :

  • l’adresse de protocole Internet (IP) de l’ordinateur (p. ex. IP 324.45.123.11) et son nom de domaine correspondant;
  • le système d’exploitation de l’ordinateur et le navigateur utilisé;
  • l’adresse du site de renvoi si le site du Centre a été atteint à partir d’un autre site;
  • l’adresse des pages visitées;
  • la date, l’heure et la durée de la visite.

Lorsque vous créez un compte en ligne, tout renseignement que vous fournissez sera enregistré. Vous recevrez également un code d’identification et devrez créer un mot de passe. Lors de la procédure de demande d’admission, vous devez activer la fonction « témoins » (« cookies ») pour permettre la création de témoins. Bien que ces témoins soient actifs uniquement durant la visite actuelle, ils permettent au Centre d’enregistrer toutes vos activités durant le processus de demande d’admission. Ce registre est utilisé pour la maintenance du site et la gestion de la performance, ainsi que pour faire le suivi de votre navigation.

Les fichiers de témoins sont de petits fichiers de format texte qui contiennent une chaîne générée de caractères alphanumériques. Ces fichiers permettent à votre ordinateur de faire le suivi de votre navigation dans le site de l’application. Si cette option n’est pas rendue disponible au Centre, il vous sera impossible d’utiliser la demande en ligne. Les témoins sont éliminés lorsque vous fermez votre navigateur.

Lors de la procédure de demande d’admission, la sécurité des renseignements personnels fournis par le biais d’Internet est assurée grâce à un procédé de chiffrement de données connu sous le nom de protocole « Secure Socket Layer » (SSL).

Recherche :
Le Centre peut utiliser, à des fins de recherche, les renseignements personnels des candidates et des candidats sous forme agrégée non identifiable à une personne. Les renseignements statistiques sont accessibles au public sur le site Web du Centre, à titre d’information ou à des fins de recherche. Sur demande, le Centre peut fournir des renseignements sous forme agrégée, non identifiable à une personne, au gouvernement, au COU, aux universités, aux collèges de l’Ontario (pour des programmes conjoints entre les universités et les collèges), au Service d’admission des collèges de l’Ontario (SACO), aux conseils scolaires du secondaire de l’Ontario et aux chercheurs universitaires (à la discrétion du Centre) pour leur permettre de faire des recherches sur les admissions, les inscriptions, le développement de politiques universitaires, la répartition des ressources et d’autres objectifs connexes.

Le Centre peut divulguer vos renseignements scolaires, d’admission, de confirmation et d’inscription, sous forme non identifiable, aux universités de l’Ontario et à certains conseils scolaires du secondaire de l’Ontario, à des fins d’admission, d’inscription, d’élaboration de politiques universitaires et de recherche.

Divulgation des renseignements personnels

Le Centre ne divulgue pas de renseignements personnels sur votre loyer, vos prêts, vos ventes et ne les fait suivre à quiconque sans votre consentement, à moins que d’autres dispositions aient été prises dans le cadre du présent énoncé sur la protection des renseignements personnels.

Divulgation aux universités :
Le Centre divulgue les renseignements personnels relatifs à votre demande d’admission à l’université ou aux universités de votre choix.

Agents de traitement des demandes tiers, fournisseurs de service et entités qui fournissent des renseignements au Centre :
Certains renseignements personnels peuvent être transmis à des tiers pour répondre à des demandes de relevés de notes électroniques, des résultats de tests ou des autorisations de cartes de crédit. Par exemple, si vous demandez un relevé de notes d’un collège de l’Ontario pour appuyer votre demande d’admission à l’université, le Centre envoie les renseignements nécessaires à votre identification au SACO. Le SACO est responsable de la gestion des demandes de relevés de notes des collèges de l’Ontario en votre nom. Certains relevés de notes électroniques peuvent être obtenus auprès d’autres autorités au Canada et aux États-Unis. De plus, lorsque des résultats de test d’admission sont nécessaires pour une demande d’admission, le Centre peut divulguer les renseignements nécessaires à votre identification aux fournisseurs de résultats (p. ex. l’AAMC ou le LSAC), afin d’obtenir les résultats des tests. Ces fournisseurs de résultats peuvent relever d’autorités situées à l’extérieur de l’Ontario.

Le Centre peut également, si nécessaire, divulguer vos renseignements personnels à des tierces parties qui fournissent des services en notre nom, tels que des vérifications destinées à protéger nos systèmes et vos renseignements personnels. En outre, le Centre divulgue à des sociétés émettrices de cartes de crédit les renseignements personnels des personnes qui règlent leurs droits de demande d’admission à un programme universitaire, afin d’obtenir l’autorisation nécessaire.

Les fournisseurs de services du Centre sont tenus d’assurer la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels et de les utiliser en conformité avec les lois sur les renseignements personnels applicables, et ne sont pas autorisés à utiliser ou à divulguer vos renseignements personnels autres que pour fournir des services en notre nom ou si les lois applicables l’exigent.

Transfert des opérations :
Le Centre se réserve le droit de transférer les renseignements personnels qui ont été recueillis, dans le cas d’une réorganisation ou d’une fusion avec une tierce partie, ou lors du transfert d’une partie ou de toutes nos opérations et de nos biens à un acheteur.

Raisons juridiques :
Le Centre peut divulguer vos renseignements personnels en réponse à un mandat de perquisition ou à toute autre demande de renseignements ou ordre légaux, ou sur demande d’un organisme d’enquête dans le cas de violation d’un accord ou d’une loi, ou si la loi l’exige. Nous pouvons également divulguer vos renseignements personnels pour aider à rembourser une dette qui vous est imputable, ou lorsque cela s’avère nécessaire dans le cadre de la mise sur pied, de l’exercice ou la défense d’une réclamation fondée en droit. Nous pouvons divulguer de l’information, y compris des renseignements personnels, pour nous conformer à des obligations contractuelles ou juridiques en rapport avec les services que nous fournissons aux universités et à d’autres.

De plus, tel que c’est spécifié dans les avis de confidentialité qui accompagnent chaque demande d’admission, le Centre ou les universités peuvent partager vos renseignements personnels, en tout ou en partie, avec les universités et les collèges dans tout le Canada lorsque l’on soupçonne qu’il y a fraude au chapitre de la demande d’admission.

Sites Web de tierces parties

Nos sites Web peuvent fournir des liens à d’autres sites Web qui peuvent être pertinents au processus de demande d’admission, par exemple, les sites du Régime d’aide financière aux étudiants et étudiantes de l’Ontario (RAFEO), du ministère de l’Éducation, du ministère de la Formation et des Collèges et Universités (MFCU) et, dans les cas de programmes conjoints entre collèges et universités, du Service d’admission des collèges de l’Ontario (OCAS), ainsi que ceux des fournisseurs de test d’admission (p. ex. l’AAMC et le LSAC).

L’ajout d’un hyperlien ne signifie aucunement que nous cautionnons une organisation, son site Web ou ses services. Ces sites Web ont leurs propres politiques en matière de renseignements personnels et nous vous recommandons d’en prendre connaissance. Nous n’exerçons aucun contrôle sur ces sites Web; par conséquent, nous ne sommes aucunement responsables de la façon dont les organisations qui en sont responsables collectent, utilisent, divulguent ou traitent les renseignements personnels.

Sécurité des renseignements personnels

Bien que nous prenions les mesures appropriées pour protéger vos renseignements personnels sous notre garde et notre contrôle, il nous est impossible de garantir qu’ils ne seront jamais divulgués ou que quelqu’un ne pourra y avoir accès d’une façon contraire à l’intention du présent énoncé sur la protection des renseignements personnels. Nous avons mis en place les mesures de protection administratives, techniques et physiques nécessaires pour protéger les renseignements personnels dont nous sommes responsables contre l’accès, l’utilisation, la modification et la divulgation non autorisés. Ces mesures comprennent l’accès restreint aux renseignements personnels dont nous avons la garde et le contrôle uniquement aux employés et aux fournisseurs de services autorisés, qui doivent en faire usage conformément au présent énoncé sur la protection des renseignements personnels.

Histoire d’améliorer le niveau de sécurité en ligne, l’accès à vos renseignements personnels sur notre site Web est protégé par un mot de passe que vous aurez sélectionné. Nous vous recommandons fortement de ne divulguer ce dernier à qui que ce soit. Nous ne vous demanderons jamais de dévoiler votre mot de passe dans quelque communication non sollicitée que ce soit.

Le Centre s’est engagé à utiliser un niveau de sécurité élevé dans le transfert de données d’application. Tous les fichiers transférés du Centre ou vers le Centre utilisent le protocole Secure Socket Shell (SSH), lequel nécessite l’utilisation d’un mot de passe pour transférer les fichiers et chiffre le fichier lors de son transfert par le biais d’Internet. Les fichiers qui contiennent des renseignements personnels sont dotés d’un niveau additionnel de chiffrement appelé « Pretty Good Protection » (PGP). Pour utiliser PGP, l’expéditeur et les destinataires doivent utiliser des clés publiques et privées. Ces dernières représentent une forme améliorée de protection par mot de passe, par laquelle l’expéditeur et le destinataire partagent les clés publiques, mais sont les seuls à connaître leurs clés privées. L’expéditeur chiffre son fichier avec sa clé privée et la clé publique du destinataire. Le destinataire déchiffre ce fichier avec sa clé privée et la clé publique de l’expéditeur. Par conséquent, le Centre a pris les mesures nécessaires afin qu’aucune personne non autorisée ne puisse déchiffrer le fichier.

Accès à vos renseignements personnels et correction

Nous garderons vos renseignements personnels aussi exacts et à jour que possible. Nous maintenons vos renseignements sous forme électronique, dans un format identifiable, jusqu’à la fin du traitement et des rapports. Lors d’un cycle de demande d’admission, vous avez accès à vos renseignements personnels en ligne et, dans la plupart des cas, vous pouvez y apporter des corrections en ligne, au besoin. Dans certains cas, (p. ex. les délais de demande d’admission pour la faculté de médecine, de droit ou des sciences de réadaptation sont dépassés), les modifications à vos renseignements personnels doivent être effectuées par écrit à la division de demande d’admission appropriée du Centre.

Afin de protéger vos renseignements personnels, nous prenons toutes les mesures raisonnables pour vérifier l’authenticité de votre identité avant de donner accès à vos renseignements personnels ou d’y apporter des correctifs.

Conservation et retrait des renseignements personnels

Tous les renseignements recueillis par le Centre, dans le cadre des services de demande d’admission fournis aux universités, seront transférés aux universités choisies par la candidate ou le candidat, selon les instructions énumérées dans la demande d’admission. Les copies papier des documents recueillis au nom des universités, tel qu’il est précisé dans les instructions énumérées dans la demande d’admission, seront transférées, sous forme de photocopies ou d’images numériques, aux universités choisies par la candidate ou le candidat. En règle générale, les documents non sollicités ne seront pas acceptés par le Centre et seront retournés à l’expéditeur.

Nous conservons les renseignements personnels sous forme électronique (données démographiques, scolaires et ayant trait aux choix), dans un format identifiable, jusqu’à ce que les rapports de traitement et d’inscription soient terminés pour le cycle de demande d’admission correspondant à votre première année d’inscription à l’université. Dès le 1er octobre y faisant suite, nous conservons les renseignements relatifs à votre ou vos demandes d’admission, dans un format non identifiable, à des fins de recherche, conformément à la déclaration de collecte, d’utilisation, de divulgation et de traitement des renseignements personnels publiés pour chaque type de demande.

Les documents papier recueillis au nom des universités, et tel qu’il est précisé dans les instructions de la demande d’admission, sont acheminés à l’université à laquelle vous vous inscrivez. Tel qu’il est stipulé dans les instructions de la demande d’admission, nous ne pouvons retourner les documents papier ni les conserver dans nos dossiers aux fins de consultation ultérieure. De plus, les documents papier, les soumissions de nature autobiographique et le matériel supplémentaire non requis par le Centre dans le cadre de la procédure de demande d’admission (ou au cas où vous ne vous inscriviez pas à une université ontarienne) seront détruits avant le début du cycle de demande d’admission de l’année suivante.

Modifications au présent énoncé sur la protection des renseignements personnels

Le présent document peut être mis à jour périodiquement pour ternir compte de nos pratiques en matière de renseignements personnels. L’énoncé sur la protection des renseignements personnels mis à jour sera affiché sur le site Web du Centre à http://centre.ouac.on.ca/privacy/. Nous traiterons vos renseignements personnels conformément à l’énoncé sur la protection des renseignements personnels en vigueur au moment de la collecte des renseignements, ou selon votre consentement.

Comment communiquer avec nous

Vous pouvez communiquer avec le département des services aux candidats en tout temps si :

  • vous avez des questions ou des remarques au sujet du présent énoncé sur la protection des renseignements personnels;
  • vous voulez accéder aux renseignements personnels dont nous avons la garde et le contrôle et y apporter des changements;
  • vous désirez formuler une plainte sur la façon dont nous traitons vos renseignements personnels.

    • Cliquez sur http://centre.ouac.on.ca/contact/ pour de plus amples renseignements sur la façon de communiquer avec nous.

    Dernière mise à jour : le 24 octobre 2006