Déclaration et avis – 101

Déclaration et avis de collecte, d’utilisation, de divulgation et de traitement de renseignements personnels fournis dans le cadre de votre demande d’admission à un ou plus d’un programme universitaire de premier cycle de l’Ontario (101)

Le Centre de demande d’admission aux universités de l’Ontario (« le Centre ») a été créé par les universités de l’Ontario, par l’entremise du Conseil des universités de l’Ontario (CUO). Le Centre traite depuis 1971 les demandes d’admission aux programmes de premier cycle et à ceux ne menant pas à un grade, pour le compte des universités en Ontario. Pour faire demande à une université de l’Ontario, votre demande d’admission doit être traitée par le Centre, lequel achemine les renseignements relatifs à cette dernière aux universités de votre choix. En faisant demande par le biais du Centre, vous acceptez que l’université (ou les universités) de votre choix reçoive(nt) les renseignements personnels que vous avez fournis au Centre, lequel recueille, utilise, divulgue et gère vos renseignements personnels, tel qu’il est stipulé dans la présente déclaration et avis.

Les renseignements personnels exigés dans la présente demande d’admission le sont par le Centre et par l’université ou les universités dans le cadre de votre demande d’admission et doivent être communiqués au moment du règlement de vos droits d’admission. Les demandes d’admission incomplètes ne seront pas prises en considération. Les universités peuvent exiger de votre part des renseignements personnels additionnels dans le but de compléter votre demande d’admission. Les universités peuvent utiliser et divulguer vos renseignements personnels à d’autres fins conformément à leurs propres politiques et pratiques en matière d’admission et de renseignements personnels – ainsi qu’aux exigences du gouvernement en matière de communication des renseignements – que vous devez vous-même vérifier. Par exemple, certains programmes universitaires (p. ex., Soins infirmiers) peuvent exiger que vous leur fournissiez des renseignements, le cas échéant, sur tout dossier criminel à votre actif. Les universités divulguent également les renseignements personnels aux organismes de réglementation, aux organismes d’application de la loi et à toute autre personne, tel qu’autorisé ou exigé par la loi.

Afin de faciliter le processus de demande d’admission, le Centre recueille, auprès de votre conseil scolaire et/ou de votre école, les données scolaires – y compris le Numéro d’immatriculation scolaire de l’Ontario (NISO) – de tous les élèves du secondaire susceptibles d’être admissibles à l’université, et ce, dès la fin de l’année scolaire actuelle du niveau secondaire. Le Centre recueille plusieurs fois, au cours du cycle d’admission, vos données scolaires actuelles. Toutes les données relatives à votre demande sont mises à la disposition du service d’orientation de votre école et des représentants de votre conseil scolaire, afin que ces derniers puissent vous conseiller quant à votre demande d’admission à l’université. Parmi les personnes ayant accès à vos renseignements, seul un nombre restreint de représentants de votre école ou conseil sont autorisés à mettre à jour vos renseignements scolaires du secondaire et l’information relative à votre diplôme.

Histoire de vous permettre de faire demande en ligne, votre école doit s’inscrire auprès du Centre. Le Centre vous attribue un code d’accès personnel par l’entremise d’une lettre confidentielle, laquelle vous est remise par le service d’orientation de votre école secondaire. Votre conseiller ou conseillère en orientation reçoit également votre code d’accès du Centre par voie confidentielle, afin de vous venir en aide lors du processus d’admission. Vous assumez l’entière responsabilité de la sécurité et de la confidentialité de votre code d’accès, de vos renseignements d’entrée en communication et de tout autre renseignement relatif à votre inscription. Veuillez aviser immédiatement le Centre si vous soupçonnez tout accès, toute utilisation ou toute divulgation non autorisé.

Il vous incombe de vous assurer que les renseignements contenus dans votre demande d’admission et tous documents à l’appui soient véridiques, complets et exacts. Le Centre et les universités se réservent le droit de vérifier les renseignements fournis dans la demande d’admission. S’il est déterminé que tout renseignement relatif à votre demande d’admission est faux ou trompeur, a été dissimulé ou n’a pas été fourni, ou a été écrit par une tierce partie, votre demande d’admission peut alors être jugée non valide, et ce, à la seule discrétion du Centre et/ou d’une université, ce qui pourrait mener au refus ou à l’annulation de cette dernière ou de votre inscription à l’université. Tout renseignement de la sorte pourra également être communiqué par le Centre ou les universités aux autres universités et collèges à la grandeur du Canada.

Le Centre s’engage à protéger votre vie privée, en ce qui a trait aux renseignements personnels que vous fournissez à l’appui de votre demande d’admission. Les documents fournis à l’appui des demandes d’admission soumis au Centre ne vous sont pas retournés par ce dernier, ni acheminés à quelque tiers avant leur destruction à la fin de chaque cycle d’admission.

Le Centre conserve la version électronique actuelle (et historique) de votre (vos) demande(s) d’admission, conformément à la politique du Centre en matière de conservation des dossiers, et met en place des mécanismes de sécurité administratifs, techniques et physiques visant à protéger vos renseignements personnels contre l’accès, l’utilisation, la modification et la divulgation non autorisés. Le Centre assure la confidentialité de tous les renseignements personnels qu’il recueille relativement à la demande d’admission et ne divulgue ces derniers qu’aux seules fins stipulées dans la présente déclaration et avis. Le Centre conserve les dossiers électroniques dans des installations extérieures, tel que prévu dans le cadre de ses procédures de reprise en cas de sinistre. Vous assumez l’entière responsabilité de la sécurité et de la confidentialité de votre code d’accès, de vos renseignements d’entrée en communication et de tout autre renseignement relatif à votre inscription.

Veuillez aviser immédiatement le Centre si vous soupçonnez tout accès, toute utilisation ou toute divulgation non autorisé.

Collecte autorisée de renseignements personnels :

• Le Centre recueille les renseignements personnels que vous fournissez dans votre formulaire de demande, ou en référence à votre demande, aux fins de traitement de votre demande d’admission, pour le compte de l’université ou des universités de votre choix.
• Le Centre recueille des données scolaires à votre sujet, y compris le NISO, auprès de l’école secondaire ou du conseil scolaire de l’Ontario auquel vous êtes inscrit(e), tel que stipulé ci-haut.
• Le Centre peut recueillir l’information relative à votre statut d’autochtone au Canada, si vous le déclarez. Cette information n’est pas obligatoire. Par contre, si vous la fournissez, le Centre l’achemine à l’université ou aux universités de votre choix, afin de lui permettre de vous renseigner quant aux programmes et services particuliers offerts aux étudiantes et étudiants autochtones du Canada.
• Le Centre peut effectuer la collecte des renseignements relatifs à votre statut d’étudiante ou d’étudiant de première génération, si vous les fournissez. Ces renseignements ne sont pas obligatoires. Par contre, si vous les fournissez, le Centre les achemine à l’université ou aux universités de votre choix, afin de lui permettre de vous renseigner quant aux programmes et aux services particuliers offerts aux étudiantes et aux étudiants de première génération.
• Le Centre recueille les renseignements relatifs au règlement des droits, auprès de vous (ou de quiconque se charge de régler les droits relatifs à la présente demande), aux fins de traitement du règlement de votre demande d’admission. Le traitement des cartes de crédit est assumé entièrement par un tiers; aucune donnée relative aux titulaires de carte n’est recueillie, transmise ou stockée sur les systèmes du Centre.
• Si vous êtes accepté(e) et que vous vous inscrivez à une université ontarienne, cette dernière fait parvenir l’information relative à votre inscription et au programme auquel vous vous inscrivez au ministère de la Formation et des Collèges et Universités (MFCU). À son tour, le Centre recueille cette information au sujet de votre inscription auprès du MFCU.

Utilisation autorisée des renseignements personnels :

•  Le Centre compile et traite votre demande d’admission et votre paiement.
• Il se peut que le Centre ou l’université (ou les universités) utilisent vos renseignements personnels afin de valider ou d’attribuer un NISO. Le Répertoire des NISO est maintenu par le ministère de l’Éducation aux fins de suivi et de recherche par ce dernier, mais également par le ministère de la Formation, des Collèges et des Universités et les établissements postsecondaires, tel qu’il en est stipulé par la Loi sur l’éducation.
• Le Centre utilise les renseignements personnels provenant de toutes les demandes d’admission de premier cycle pour créer des données agrégées non identifiables sur le plan personnel, à l’usage du public (par le biais du site Web du Centre); des ministères gouvernementaux (ministère de la Formation et des Collèges et Universités, et ministère de l’Éducation de l’Ontario); du CUO; des universités et des collèges de l’Ontario; du Service d’admission des collèges de l’Ontario (SACO); des conseils scolaires des écoles secondaires de l’Ontario; ainsi que des chercheurs en milieu universitaire (à la discrétion du Centre), à des fins d’élaboration de politiques en matière d’admission, d’inscription, et autres, et de recherche.
• Le Centre utilise les renseignements personnels obtenus du MFCU relativement aux inscriptions universitaires pour créer des données agrégées non identifiables sur le plan personnel, à l’usage des ministères gouvernementaux (ministère de la Formation et des Collèges et Universités, et ministère de l’Éducation de l’Ontario); du CUO; des universités et des collèges de l’Ontario; du SACO; ainsi que des chercheurs en milieu universitaire (à la discrétion du Centre), à des fins d’élaboration de politiques (en matière d’admission, d’inscription, et autres), et à des fins de recherche.

Divulgation autorisée des renseignements personnels :

• Le Centre communique vos données démographiques, vos données scolaires et vos choix d’université/de programme à toutes les universités auxquelles vous avez formulé une demande 101.
• Si vous avez fait demande à un programme conjoint ou de collaboration entre universités ou entre une université et un collège de l’Ontario, le Centre et/ou les universités divulguent les renseignements contenus dans votre demande d’admission au(x) collège(s) ou université(s) partenaires pertinent(e)s.
• Si une tierce partie qui assure le paiement de la présente demande a des questions relativement au règlement de votre demande d’admission, le Centre divulgue alors les renseignements personnels nécessaires à votre égard afin d’y répondre.
• Dans le but de faciliter le processus d’admission, le Centre divulgue aux bureaux d’admission et/ou aux conseils scolaires les renseignements contenus dans votre demande d’admission associés à l’école secondaire de l’Ontario où vous êtes inscrit(e).
• Le Centre divulgue au SACO vos renseignements personnels, ainsi que ceux relatifs à votre demande et à votre confirmation, aux fins de recherche sur les tendances ayant trait aux candidates et aux candidats aux études postsecondaires ayant fait demande à un collège et à une université de l’Ontario.
• Si vous avez fait demande à une université située à l’extérieur de l’Ontario, le Centre divulgue, avec votre consentement, vos données d’études secondaires de l’Ontario à l’université canadienne en question. Si vous avez fait demande à une université située à l’extérieur de l’Ontario, le Centre divulgue, sur demande, vos données d’études secondaires de l’Ontario et les renseignements relatifs à votre demande, à l’université canadienne en question.
• S’il est déterminé que tout renseignement relatif à votre demande d’admission est faux ou trompeur, a été dissimulé ou n’a pas été fourni, ou contient une preuve quelconque de malhonnêteté scolaire ou de mauvaise conduite, les universités et les collèges à la grandeur du Canada en seront avisés, et ce, à la seule discrétion du Centre et/ou d’une université.
• Le Centre divulgue au ministère de l’Éducation vos renseignements personnels, y compris l’école secondaire fréquentée et l’information relative à l’université à laquelle vous avez fait demande/vous êtes inscrit(e), tel qu’il est exigé par la loi, et ce, aux fins stipulées à l’alinéa 8.1(1) de la Loi sur l’éducation.
• Le Centre divulgue vos renseignements scolaires et ceux fourni dans la cadre de votre demande d’admission, de votre confirmation et de votre inscription sous forme de données agrégées non identifiables sur le plan personnel aux universités à des fins d’élaboration politiques en matière d’admissions, d’inscription, et autres, et à des fins de recherche.
• Le Centre divulgue les renseignements personnels de toutes les demandes d’admission à l’université, sous forme de données agrégées non identifiables au public (par le biais du site Web du Centre); des ministères gouvernementaux (ministère de la Formation et des Collèges et Universités, et ministère de l’Éducation de l’Ontario); au CUO; aux universités et collèges de l’Ontario; aux conseils scolaires des écoles secondaires de l’Ontario; au SACO ainsi qu’aux chercheurs en milieu universitaire (à la discrétion du Centre), à des fins d’élaboration de politiques en matière d’admission, d’inscription, et autres et à des fins de recherche.
• Le Centre peut divulguer vos renseignements personnels aux organismes de réglementation, aux organismes d’application de la loi et à toute autre personne, tel qu’autorisé ou exigé par la loi.

Pour plus d’information sur la collecte, l’utilisation, la divulgation et le traitement de vos renseignements personnels par le Centre, veuillez consulter le Code de protection des renseignements personnels du Centre à l’adresse http://centre.ouac.on.ca/privacy/ ou bien communiquez avec le responsable de la vie privée du Centre, par courriel à l’adresse privacyofficer@ouac.on.ca, par téléphone au 519-823-1940, ou par écrit, au 170 Research Lane, Guelph, Ontario, N1G 5E2.

Déclaration de la candidate ou du candidat :

Les candidat(e)s doivent consentir aux dispositions relatives aux renseignements personnels prévues dans l’énoncé «« Déclaration et avis de collecte, d’utilisation, de divulgation et de traitement de renseignements personnels fournis dans le cadre de votre demande d’admission à un ou plus d’un programme universitaire de premier cycle de l’Ontario (101) » et ils doivent accepter la déclaration suivante :

Je certifie que les renseignements personnels et les documents soumis avec la présente demande, ou devant être soumis ultérieurement (lesquels constituent ma demande complète) sont véridiques, complets et exacts
à tous les égards, y compris mes déclarations relatives à ma citoyenneté et à mon statut d’immigrant au Canada, et que tous les renseignements exigés dans le cadre de cette demande ont été divulgués. Je reconnais qu’il est de ma responsabilité de tenir le Centre, ainsi que l’université (ou les universités) à laquelle (ou auxquelles) j’ai fait demande ou je m’inscris, au fait de toute modification aux renseignements contenus dans ma demande d’admission et dans mes documents en appui à cette dernière, et j’accepte de le faire par écrit dès que lesdites modifications effectuées.

J’accepte et je consens à la soumission de mes renseignements personnels et données scolaires contenus dans ma demande d’admission à soumettre aux universités de l’Ontario et d’ailleurs auxquelles je choisis de faire demande. J’accepte les pratiques en matière de renseignements personnels et d’utilisation et divulgation du Centre, telles que stipulées dans la « Déclaration et avis de collecte, d’utilisation, de divulgation et de traitement de renseignements personnels fournis dans le cadre de votre demande d’admission à un ou plus d’un programme universitaire de premier cycle de l’Ontario », que j’ai lue et comprise.

Dernière mise à jour : le 8 avril 2013