Déclaration et avis – 105

Déclaration et avis de collecte, d’utilisation, de divulgation et de traitement de renseignements personnels fournis dans le cadre de votre demande d’admission à un ou plus d’un programme universitaire de premier cycle de l’Ontario (105)

Le Centre de demande d’admission aux universités de l’Ontario (« le Centre ») a été créé par les universités de l’Ontario, par l’entremise du Conseil des universités de l’Ontario (CUO). Le Centre traite depuis 1971 les demandes d’admission aux programmes de premier cycle et à ceux ne menant pas à un grade, pour le compte des universités en Ontario. Pour faire demande à une université de l’Ontario, votre demande d’admission doit être traitée par le Centre, lequel achemine les renseignements relatifs à cette dernière aux universités de votre choix. En faisant demande par le biais du Centre, vous acceptez que l’université (ou les universités) de votre choix reçoive(nt) les renseignements personnels que vous avez fournis au Centre, lequel recueille, utilise, divulgue et gère vos renseignements personnels, tel qu’il est stipulé dans la présente déclaration et avis.

Les renseignements personnels devant être fournis dans la présente demande d’admission sont exigés par le Centre et par l’université ou les universités dans le cadre de votre demande d’admission et doivent être communiqués au moment du règlement de vos droits d’admission. Les demandes d’admission incomplètes ne seront pas prises en considération. Les universités peuvent exiger de votre part des renseignements personnels additionnels dans le but de compléter votre demande d’admission, et elles peuvent utiliser et divulguer vos renseignements personnels à d’autres fins conformément à leurs propres politiques et pratiques en matière d’admission et de renseignements personnels, que vous devez vous-même vérifier. Par exemple, certains programmes universitaires (p. ex., Soins infirmiers) peuvent exiger que vous leur fournissiez des renseignements, le cas échéant, sur tout dossier criminel à votre actif. Les universités divulguent également les renseignements personnels aux organismes de réglementation, aux organismes d’application de la loi et à toute autre personne, tel qu’autorisé ou exigé par la loi.

Il vous incombe de vous assurer que les renseignements contenus dans votre demande d’admission et tous documents à l’appui soient véridiques, complets et exacts. Le Centre et les universités se réservent le droit de vérifier les renseignements fournis dans la demande d’admission. S’il est déterminé que tout renseignement relatif à votre demande d’admission est faux ou trompeur, a été dissimulé ou n’a pas été fourni, votre demande d’admission peut alors être jugée non valide, ce qui pourrait mener au refus ou à l’annulation de cette dernière ou de votre inscription à l’université. L’information relative au refus et à l’annulation de votre demande peut être partagée avec d’autres établissements universitaires ou collégiaux du Canada. Il est strictement à la discrétion du Centre ou de l’université ou des universités visées de déterminer si une demande d’admission contient des renseignements faux ou trompeurs ou si vous avez dissimulé ou omis sciemment de fournir des renseignements et avec lesquelles universités et lesquels collèges cette information peut être partagée.

Le Centre s’engage à protéger votre vie privée, en ce qui a trait aux renseignements personnels que vous fournissez à l’appui de votre demande d’admission. Les relevés de notes et les documents fournis à l’appui des demandes d’admission soumis au Centre ne sont pas retournés par ce dernier aux candidats ou acheminés à quelque tierce partie avant leur destruction à la fin de chaque cycle d’admission.

Le Centre conserve la version électronique actuelle (et historique) de votre (vos) demande(s) d’admission, conformément à la politique du Centre en matière de conservation des dossiers, et met en place des mécanismes de sécurité administratifs, techniques et physiques visant à protéger vos renseignements personnels contre l’accès, l’utilisation, la modification et la divulgation non autorisés. Le Centre assure la confidentialité de tous les renseignements personnels qu’il recueille relativement à la demande d’admission et ne divulgue ces derniers qu’aux seules fins stipulées dans la présente déclaration et avis. Le Centre conserve les dossiers électroniques dans des installations extérieures, tel que prévu dans le cadre de ses procédures de reprise en cas de sinistre. Vous assumez l’entière responsabilité de la sécurité et de la confidentialité de votre code d’accès, de vos renseignements d’entrée en communication et de tout autre renseignement relatif à votre inscription. Veuillez aviser immédiatement le Centre si vous soupçonnez tout accès, toute utilisation ou toute divulgation non autorisé.

Collecte de renseignements personnels :

• Le Centre recueille les renseignements personnels que vous fournissez dans votre formulaire de demande, ou en référence à votre demande, aux fins de traitement de votre demande d’admission, pour le compte de l’université ou des universités de votre choix et, si vous formulez une demande de prêt étudiant, pour le compte du Régime d’aide financière aux étudiants de l’Ontario (RAFÉO).
• Le Centre recueille, à votre demande, des données scolaires à votre sujet auprès du ministère de l’Éducation et de la Formation de la Colombie-Britannique, des cégeps du Québec, ou des collèges et universités de l’Ontario, tout dépendant de l’établissement où vous êtes/étiez inscrit(e).
• Le Centre peut effectuer la collecte des renseignements relatifs à votre statut d’autochtone au Canada, si vous les fournissez. Ces renseignements ne sont pas obligatoires. Par contre, si vous les fournissez, le Centre les achemine à l’université ou aux universités de votre choix, afin de permettre à cette dernière (ou à ces dernières) de vous renseigner quant aux programmes et aux services particuliers offerts aux étudiantes et aux étudiants autochtones du Canada.
• Le Centre peut effectuer la collecte des renseignements relatifs à votre statut d’étudiante ou d’étudiant de première génération, si vous les fournissez. Ces renseignements ne sont pas obligatoires. Par contre, si vous les fournissez, le Centre les achemine à l’université ou aux universités de votre choix, afin de permettre à cette dernière (ou à ces dernières) de vous renseigner quant aux programmes et aux services particuliers offerts aux étudiantes et aux étudiants de première génération.
• Le Centre recueille les renseignements relatifs au règlement des droits, auprès de vous (ou de toute autre personne qui se charge de régler les droits relatifs à la présente demande), aux fins de traitement du règlement de votre demande d’admission. Le traitement des cartes de crédit est assumé entièrement par un tiers; aucune donnée relative aux titulaires de carte n’est recueillie, transmise ou stockée sur les systèmes du Centre.
• Lorsque vous êtes accepté(e) et que vous vous inscrivez à une université ontarienne, cette dernière fait parvenir l’information relative à votre inscription et au programme auquel vous vous inscrivez au ministère de la Formation et des Collèges et Universités (MFCU). À son tour, le Centre recueille cette information au sujet de votre inscription auprès du MFCU.

Utilisation de renseignements personnels :

• Le Centre compile et traite votre demande d’admission et votre paiement.
• Le Centre utilise les renseignements personnels provenant de toutes les demandes d’admission de premier cycle pour créer des données agrégées non identifiables sur le plan personnel, à l’usage du public (par le biais du site Web du Centre); des ministères gouvernementaux (ministère de la Formation et des Collèges et Universités, et ministère de l’Éducation de l’Ontario); du CUO; des universités et des collèges de l’Ontario; du Service d’admission des collèges de l’Ontario (SACO); ainsi que des chercheurs en milieu universitaire (à la discrétion du Centre), à des fins d’élaboration de politiques en matière d’admission, d’inscription, et autres, et de recherche.
• Le Centre utilise les renseignements personnels obtenus du MFCU relativement aux inscriptions universitaires pour créer des données agrégées non identifiables sur le plan personnel, à l’usage des ministères gouvernementaux (MCFU, et ministère de l’Éducation de l’Ontario); du CUO; des universités et des collèges de l’Ontario; du SACO; ainsi que des chercheurs en milieu universitaire (à la discrétion du Centre), à des fins d’élaboration de politiques (en matière d’admission, d’inscription, et autres), et à des fins de recherche.
• Si vous avez exigé des relevés de notes électroniques d’une université ontarienne, ou d’un collège ontarien, dans le cadre de votre demande d’admission, le Centre peut alors utiliser vos renseignements personnels à cette dernière, dans le but de faciliter le traitement de votre demande.

Divulgation de renseignements personnels :

• Le Centre divulgue les renseignements contenus dans votre demande d’admission à l’université ou aux universités de votre choix.
• Si une tierce partie qui assure le paiement de la présente demande a des questions relativement au règlement de votre demande d’admission, le Centre divulgue alors les renseignements personnels nécessaires à votre égard nécessaires afin d’y répondre.
• Si vous avez fait demande à un programme conjoint ou de collaboration entre universités ou entre une université et un collège, le Centre divulgue les renseignements contenus dans votre demande d’admission au(x) collège(s) ou université(s) ontarien(ne)s partenaires pertinent(e)s.
• Le Centre divulgue au SACO vos renseignements personnels, ainsi que ceux relatifs à votre demande et à votre confirmation, aux fins de recherche sur les tendances ayant trait aux candidates et aux candidats aux études postsecondaires ayant fait demande à un collège et à une université de l’Ontario.
• Il se peut que le Centre utilise vos renseignements personnels afin de valider ou d’attribuer un Numéro d’immatriculation scolaire de l’Ontario (NISO). Le Répertoire des NISO est maintenu par le ministère de l’Éducation aux fins de suivi et de recherche par ce dernier, mais également par le ministère de la Formation, des Collèges et des Universités et les établissements postsecondaires, tel qu’il en est stipulé par la Loi sur l’éducation.
• Si vous avez indiqué que vous comptez faire une demande de prêt étudiant, le Centre divulgue alors vos renseignements personnels au RAFÉO.
• Le Centre divulgue vos renseignements scolaires et tout renseignement fourni dans la cadre de votre demande d’admission, confirmation et votre inscription sous forme de données agrégées non identifiables sur le plan personnel aux universités à des fins d’élaboration politiques (en matière d’admissions, d’inscription, et autres) et à des fins de recherche.
• Le Centre divulgue les renseignements personnels de toutes les demandes d’admission à l’université, sous forme de données agrégées non identifiables au public (par le biais du site Web du Centre); aux ministères gouvernementaux (MCFU, et ministère de l’Éducation de l’Ontario); au CUO; aux universités et collèges de l’Ontario; au SACO; ainsi qu’aux chercheurs en milieu universitaire (à la discrétion du Centre), à des fins d’élaboration de politiques (en matière d’admission, d’inscription, et autres), et à des fins de recherche.
• Le Centre peut divulguer vos renseignements personnels aux organismes de réglementation, aux organismes d’application de la loi et à toute autre personne, tel qu’autorisé ou exigé par la loi.
• Si vous avez exigé des relevés de notes électroniques d’une université ontarienne ou d’un collège ontarien, dans le cadre de votre demande d’admission, le Centre peut alors divulguer vos renseignements personnels à cette dernière, dans le but de faciliter le traitement de votre demande.

Pour plus d’information sur la collecte, l’utilisation, la divulgation et le traitement de vos renseignements personnels par le Centre, veuillez consulter le Code de protection des renseignements personnels du Centre à l’adresse http://centre.ouac.on.ca/privacy/ ou bien communiquez avec le responsable de la vie privée du Centre, par courriel à l’adresse privacyofficer@ouac.on.ca, par téléphone au 519-823-1940, ou par écrit, au 170 Research Lane, Guelph, Ontario, N1G 5E2.

Déclaration de la candidate ou du candidat :

Je certifie que les renseignements personnels et les documents soumis avec la présente demande, ou devant être soumis ultérieurement (lesquels constituent ma demande complète) sont véridiques, complets et exacts à tous les égards, y compris mes déclarations relatives à ma citoyenneté et à mon statut d’immigrant au Canada, et que tous les renseignements exigés dans le cadre de cette demande ont été divulgués. Je reconnais qu’il est de ma responsabilité de tenir le Centre, ainsi que l’université (ou les universités) à laquelle (ou auxquelles) j’ai fait demande ou je m’inscris, au fait de toute modification aux renseignements contenus dans ma demande d’admission et dans mes documents en appui à cette dernière, et j’accepte de le faire par écrit dès que lesdites modifications effectuées.

En appuyant sur le bouton « J’ai vérifié et j’accepte », j’accepte de soumettre ma demande d’admission sera soumise à l’université (ou aux universités) de l’Ontario de mon choix, et j’accepte par le fait même les pratiques en matière de renseignements personnels stipulées dans la « Déclaration et avis de collecte, d’utilisation, de divulgation et de traitement de renseignements personnels fournis dans le cadre de votre demande d’admission à un ou plus d’un programme universitaire de premier cycle de l’Ontario (105) », que j’ai lue et comprise.

Dernière mise à jour : le 13 décembre 2011