Déclaration et avis – Grad

Avis de collecte, d’utilisation, de divulgation et de traitement des renseignements personnels par le Centre

Le Centre de demande d’admission aux universités de l’Ontario (« le Centre ») a été créé par les universités de l’Ontario, par l’entremise du Conseil des universités de l’Ontario (CUO). Le Centre traite, depuis 1971, les demandes d’admission pour le compte des universités de l’Ontario. Le Centre achemine les renseignements relatifs à votre demande d’admission à l’université en question. En faisant demande par le biais du Centre, vous acceptez par le fait même que la présente université obtiendra les renseignements personnels que vous avez fournis au Centre. Dans le cadre de la présente demande, l’université émet sa propre déclaration en matière d’utilisation des renseignements personnels, dont nous vous suggérons de prendre connaissance.

Les renseignements personnels de la présente demande sont exigés par l’université et doivent être fournis au moment où vous réglez vos droits d’admission. Les demandes d’admission incomplètes ne seront pas prises en considération. L’université peut exiger de votre part des renseignements personnels additionnels dans le but de compléter votre demande d’admission, et elle peut utiliser et divulguer vos renseignements personnels à d’autres fins conformément à ses propres politiques et pratiques en matière d’admission et de renseignements personnels et de vie privée, que vous devez vous-même vérifier. L’université divulgue également les renseignements personnels aux organismes de réglementation, aux organismes d’application de la loi et à toute autre personne, tel qu’autorisé ou exigé par la loi.

Il vous incombe de vous assurer que les renseignements contenus dans votre demande d’admission et tous documents à l’appui soient véridiques, complets et exacts. L‘université se réserve le droit de vérifier les renseignements fournis dans la demande d’admission. S’il est déterminé que tout renseignement relatif à votre demande d’admission est faux ou trompeur, a été dissimulé ou n’a pas été fourni, votre demande d’admission peut alors être jugée non valide, ce qui pourrait mener au refus ou à l’annulation de cette dernière ou de votre inscription à l’université. Cette détermination peut être partagée avec d’autres établissements universitaires ou collégiaux du Canada. Il est strictement à la discrétion de l’université ou des universités visées de déterminer si une demande d’admission contient des renseignements faux ou trompeurs ou si vous avez dissimulé ou omis sciemment de fournir des renseignements et avec lesquelles universités et lesquels collèges cette information peut être partagée.

Le Centre s’engage à protéger votre vie privée, en ce qui a trait aux renseignements personnels que vous fournissez à l’appui de votre demande d’admission. Le Centre met en place des mécanismes de sécurité administratifs, techniques et physiques visant à protéger vos renseignements personnels contre l’accès, l’utilisation, la modification et la divulgation non autorisés. Le Centre assure la confidentialité de tous les renseignements personnels qu’il recueille relativement à la demande d’admission et ne divulgue ces derniers qu’aux seules fins stipulées dans le présent avis. Le Centre conserve les dossiers électroniques dans des installations extérieures, tel que prévu dans le cadre de ses procédures de reprise en cas de sinistre. Vous assumez l’entière responsabilité de la sécurité et de la confidentialité de votre code d’accès, de vos renseignements d’entrée en communication et de tout autre renseignement relatif à votre inscription. Veuillez aviser immédiatement le Centre si vous soupçonnez tout accès, toute utilisation ou toute divulgation non autorisée.

Collecte et utilisation de renseignements personnels :

• Le Centre recueille les renseignements personnels que vous fournissez dans votre demande d’admission, ou en référence à votre demande, afin de traiter cette dernière et de l’acheminer à l’université.
• Le Centre recueille les renseignements relatifs aux cartes de crédit et au règlement des droits, auprès de vous ou de toute autre personne qui se charge de régler les droits relatifs à la présente demande, aux fins de traitement du règlement de votre demande d’admission. Le traitement des cartes de crédit est assumé entièrement par un tiers; aucune donnée relative aux titulaires de carte n’est recueillie, transmise ou stockée sur les systèmes du Centre.
• Si vous avez exigé des relevés de notes électroniques d’une université ontarienne, ou d’un collège ontarien, dans le cadre de votre demande d’admission, le Centre peut alors utiliser vos renseignements personnels à cette dernière, dans le but de faciliter le traitement de votre demande.
• Il se peut que l’université à laquelle vous faites demande exige votre numéro d’assurance sociale (NAS). Cette information n’est pas obligatoire, mais si vous fournissez votre NAS, le Centre l’achemine à l’université de votre choix, aux fins d’identification et d’émission de reçus d’impôt relativement à vos droits d’inscription, advenant votre inscription à l’université, et s’il vous arrive subséquemment d’être à l’emploi de cet établissement à titre de chercheur ou de professeur. Le Centre n’utilise aucunement ce renseignement et en fait la collecte uniquement à la demande de l’université. Veuillez vous adresser à l’université visée si vous avez des questions relativement à la collecte ou à l’utilisation de votre NAS.

Divulgation de renseignements personnels :

• Le Centre divulgue à l’université les renseignements contenus dans votre demande d’admission.
• Si une tierce partie qui assure le paiement de la présente a des questions relativement au règlement de votre demande d’admission, le Centre divulgue alors les renseignements personnels nécessaires afin d’y répondre.
• Le Centre peut divulguer vos renseignements personnels aux organismes de réglementation, aux organismes d’application de la loi et à toute autre personne, tel qu’autorisé ou exigé par la loi.
• Si vous avez exigé des relevés de notes électroniques d’une université ontarienne dans le cadre de votre demande d’admission, le Centre peut alors divulguer vos renseignements personnels à cette dernière, dans le but de faciliter le traitement de votre demande.