Déclaration et avis – OMSAS

Déclaration et avis de collecte, d’utilisation, de divulgation et de traitement de vos renseignements personnels fournis dans le cadre de votre demande OMSAS (Service ontarien de demande d’admission en médecine)

Le Centre de demande d’admission aux universités de l’Ontario (« le Centre ») a été créé par les universités de l’Ontario, par l’entremise du Conseil des universités de l’Ontario (CUO). Le Centre traite depuis 1971 les demandes d’admission pour le compte des universités en Ontario. Pour faire demande à une école de médecine d’une université de l’Ontario, votre demande d’admission doit être traitée par le Centre, lequel achemine les renseignements relatifs à cette dernière aux universités de votre choix. En faisant demande par le biais du Centre, vous acceptez que l’université (ou les universités) de votre choix reçoive(nt) les renseignements personnels que vous avez fournis au Centre, lequel recueille, utilise, divulgue et gère vos renseignements personnels, tel qu’il est stipulé dans la présente déclaration et avis.

Les renseignements personnels devant être fournis dans la présente demande d’admission sont exigés par le Centre et par les écoles de médecine dans le cadre de votre demande d’admission, et doivent être communiqués au moment du règlement de vos droits d’admission. Les demandes d’admission incomplètes ne seront pas prises en considération. Les écoles de médecine peuvent exiger de votre part des renseignements personnels additionnels dans le but de compléter votre demande d’admission, et elles peuvent utiliser et divulguer vos renseignements personnels à d’autres fins conformément à leurs propres politiques et pratiques en matière d’admission et de renseignements personnels et de vie privée, que vous devez vous-même vérifier. Par exemple, les écoles de médecine exigeront que vous leur fournissiez des renseignements, le cas échéant, sur tout dossier criminel à votre actif. Les universités divulguent également les renseignements personnels aux organismes de réglementation, aux organismes d’application de la loi et à toute autre personne, tel qu’autorisé ou exigé par la loi.

Il vous incombe de vous assurer que les renseignements contenus dans votre demande d’admission et tous documents à l’appui soient véridiques, complets et exacts, et que vous soyez le seul et unique auteur de toute notice autobiographique et documents personnels que vous avez soumis. Le Centre et les universités se réservent le droit de vérifier les renseignements fournis dans la demande d’admission. S’il est déterminé que tout renseignement relatif à votre demande d’admission est faux ou trompeur, a été dissimulé ou n’a pas été fourni, ou a été écrit par une tierce partie, votre demande d’admission peut alors être jugée non valide, ce qui pourrait mener au refus ou à l’annulation de cette dernière ou de votre inscription à l’université. Cette information peut être partagée avec d’autres établissements universitaires ou collégiaux du Canada. Il est strictement à la discrétion du Centre ou de l’université (ou des universités) visée(s) de déterminer si une demande d’admission contient des renseignements faux ou trompeurs ou si vous avez dissimulé ou omis sciemment de fournir des renseignements et avec lesquelles universités et lesquels collèges cette information peut être partagée.

Le Centre s’engage à protéger votre vie privée, en ce qui a trait aux renseignements personnels que vous fournissez à l’appui de votre demande d’admission. Une fois votre demande d’admission soumise, si vous ne vous inscrivez pas à une école de médecine de l’Ontario, le Centre ne conserve aucun document original ou dossier papier relatif à votre demande d’admission. Les relevés de notes, les soumissions autobiographiques et déclarations personnelles, et les documents additionnels fournis à l’appui des demandes d’admission lors d’une année scolaire spécifique ne sont ni retournés, ni réacheminés, aux candidats et aucune copie ne leur sera fournie, et ils ne sont également pas acheminés à des tierces parties avant leur destruction à la fin de chaque cycle d’admission.

Le Centre conserve la version électronique actuelle (et historique) des données démographiques, scolaires et relatives à vos choix de programme qui font partie de votre (vos) demande(s) d’admission conformément à la politique en matière de conservation des dossiers du Centre, et met en place des mécanismes de sécurité administratifs, techniques et physiques visant à protéger vos renseignements personnels contre l’accès, l’utilisation, la modification et la divulgation non autorisés. Le Centre assure la confidentialité de tous les renseignements personnels qu’il recueille relativement à la demande d’admission et ne divulgue ces derniers qu’aux seules fins stipulées dans la présente déclaration et avis. Le Centre conserve les dossiers électroniques dans des installations extérieures, tel que prévu dans le cadre de ses procédures de reprise en cas de sinistre. Vous assumez l’entière responsabilité de la sécurité et de la confidentialité de votre code d’accès, de vos renseignements d’entrée en communication et de tout autre renseignement relatif à votre inscription. Veuillez aviser immédiatement le Centre si vous soupçonnez tout accès, toute utilisation ou toute divulgation non autorisée.

Collecte de renseignements personnels :

• Le Centre recueille les renseignements personnels que vous fournissez dans votre formulaire de demande, ou en référence à votre demande, aux fins de traitement de votre demande d’admission auprès de l’université ou des universités de votre choix.
• Le Centre recueille votre statut d’autochtone du Canada, si vous choisissez de le déclarer, et l’achemine à l’université (ou aux universités) de votre choix, afin de permettre à cette dernière (ou à ces dernières) de vous renseigner quant aux programmes et services particuliers offerts aux étudiantes et étudiants autochtones du Canada, et ce, dans le but d’améliorer la disponibilité de l’éducation et des soins médicaux à la grandeur des communautés autochtones.
• Le Centre recueille les relevés des établissements d’enseignement que vous lui avez fournis.
• Le Centre recueille les résultats de votre MCAT (examen d’admission du collège de médecine), et ce, directement auprès de l’Association of American Medical Colleges (AAMC), par votre consentement lorsque vous soumettez votre demande.
• Le Centre recueille les renseignements personnels des personnes que vous indiquez à titre de référence.
• Le Centre recueille les renseignements relatifs au règlement des droits, auprès de vous ou de toute autre personne qui se charge de régler les droits relatifs à la présente demande, aux fins de traitement du règlement de votre demande d’admission. Le traitement des cartes de crédit est assumé entièrement par un tiers; aucune donnée relative aux titulaires de carte n’est recueillie, transmise ou stockée sur les systèmes du Centre.

Utilisation de renseignements personnels :

• Le Centre compile et traite votre demande d’admission et votre paiement.
• Le Centre utilise les renseignements personnels de toutes les demandes d’admission à une école de médecine pour créer des données agrégées non identifiables sur le plan personnel, à l’usage public (par le biais du site Web du Centre), des ministères gouvernementaux (ministère de la Formation et des Collèges et Universités et ministère de la Santé et de Soins de longue durée de l’Ontario) et du Comité d’admission en médecine, un sous-comité du Conseil des facultés de médecine de l’Ontario (CAM-CFMO), ainsi que des chercheurs en milieu universitaire (à la discrétion du Centre et des écoles de médecine), à des fins d’élaboration de politiques en matière d’admission, d’inscription, et autres, et de recherche.
• i vous avez exigé des relevés de notes électroniques d’une université ontarienne, ou d’un collège ontarien, dans le cadre de votre demande d’admission, le Centre peut alors utiliser vos renseignements personnels à cette dernière, dans le but de faciliter le traitement de votre demande.

Divulgation de renseignements personnels :

• Le Centre divulgue les renseignements contenus dans votre demande d’admission à l’université ou aux universités de votre choix.
• Le Centre fait parvenir aux personnes que vous avez énumérées à titre de référence un Accusé de réception, les avisant que vous les avez nommées à titre de référence. Si l’une de vos références communique avec le Centre pour toute question relative à votre demande d’admission, le Centre divulgue alors les renseignements personnels nécessaires afin d’y répondre.
• Si une tierce partie qui assure le paiement de la présente demande a des questions relativement au règlement de votre demande d’admission, le Centre divulgue alors les renseignements personnels nécessaires afin d’y répondre.
• Il se peut que le Centre utilise vos renseignements personnels afin de valider ou d’attribuer un Numéro d’immatriculation scolaire de l’Ontario (NISO). Le Répertoire des NISO est maintenu par le ministère de l’Éducation aux fins de suivi et de recherche par ce dernier, mais également par le ministère de la Formation, des Collèges et des Universités et les établissements postsecondaires, tel qu’il en est stipulé par la Loi sur l’éducation.
• Les écoles de médecine divulguent les renseignements contenus dans votre demande d’admission à l’Association des facultés de médecine du Canada (AFMC), à des fins de recherche en éducation médicale.
• Le Centre divulgue les renseignements personnels de toutes les demandes d’admission à une école de médecine, sous forme de données agrégées non identifiables sur le plan personnel, au public (par le biais du site Web du Centre), aux ministères gouvernementaux (ministère de la Formation et des Collèges et Universités et ministère de la Santé et de Soins de longue durée de l’Ontario), au CAM-CFMO et aux chercheurs en milieu universitaire (à la discrétion du Centre et les écoles de médecine), à des fins d’élaboration de politiques en matière d’admission, d’inscription, et autres, et de recherche.
• Si vous avez accepté une offre d’admission à une école de médecine, le Centre divulgue alors votre nom et votre date de naissance aux autres écoles de médecine du Canada auxquelles vous avez fait demande aux fins de gestion des inscriptions.
• Le Centre peut divulguer vos renseignements personnels aux organismes de réglementation, aux organismes d’application de la loi et à toute autre personne, tel qu’autorisé ou exigé par la loi.
• Si vous avez exigé des relevés de notes électroniques d’une université ontarienne dans le cadre de votre demande d’admission, le Centre peut alors divulguer vos renseignements personnels à cette dernière, dans le but de faciliter le traitement de votre demande.

Pour plus d’information sur la collecte, l’utilisation, la divulgation et le traitement de vos renseignements personnels par le Centre, veuillez consulter le Code de protection des renseignements personnels du Centre à l’adresse http://centre.ouac.on.ca/privacy/ ou bien communiquez avec le responsable de la vie privée du Centre, par courriel à l’adresse privacyofficer@ouac.on.ca, par téléphone au 519-823-1940, ou par écrit, au 170 Research Lane, Guelph ON N1G 5E2.

Déclaration de la candidate ou du candidat :

Les candidat(e)s doivent consentir aux dispositions relatives aux renseignements personnels prévues dans l’énoncé « Déclaration et avis de collecte, d’utilisation, de divulgation et de traitement de vos renseignements personnels fournis dans le cadre de votre demande OMSAS (Service ontarien de demande d’admission en médecine) », et ils doivent accepter la déclaration suivante :

Je certifie que les renseignements personnels et les documents soumis avec la présente demande, ou devant être soumis ultérieurement (lesquels constituent ma demande complète) sont véridiques, complets et exacts à tous les égards, y compris mes déclarations relatives à ma citoyenneté et à mon statut d’immigrant au Canada, que je suis le seul et unique auteur de toute notice autobiographique et documents personnels que j’ai soumis, et que tous les renseignements exigés dans le cadre de cette demande ont été divulgués. Je reconnais qu’il est de ma responsabilité de tenir le Centre et l’école (ou les écoles) de médecine, à laquelle (auxquelles) j’ai fait demande ou je m’inscris, au fait de toute modification aux renseignements contenus dans ma demande d’admission et dans mes documents en appui à cette dernière, et j’accepte de le faire par écrit dès que lesdites modifications sont effectuées.

Dernière mise à jour : le 13 décembre 2011